Las Invitaciones

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@protocolorango | En la organización de cualquier tipo de acto, ya sea oficial o de otra índole, una vez definidos la motivación y los objetivos por los cuales se convoca, entre los pasos siguientes figura el de elaborar la lista de los invitados que queremos nos acompañen en ese momento. Este es un proceso complejo y delicado, que exige una atención prioritaria.

Criterios generales

La elaboración de la lista de invitados debe contemplar los siguientes aspectos:

  • Invitados principales. Aquellos a los que especialmente se dirige  el acto y a quienes se dedica.
  • Compromisos. Aquellos que por relación profesional o personal del anfitrión se considera deban asistir, aunque no formen parte de alguno de los sectores a los que se dirige la ceremonia.
  • Corporativas. Los de su mismo ramo o actividad.
  • Sociales. Representaciones de los sectores más diversos de la sociedad.
  • Protocolo oficial. Aquellas autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión, que contribuyeron a la realización del hecho que motiva el acto o que con su política pueden jugar un papel determinante en su actividad. Igualmente, aquellas autoridades que representan instituciones de primer orden en la comunidad donde residen y que representan a la colectividad.
  • Los comunicadores. Los representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad encuentre difusión generalizada.
  • Colaboradores. Todas aquellas personas que han colaborado en la plasmación del hecho que motiva el acto.
  • Internas. Las propias de régimen interior.
  • Las personales. Familiares, amigos o próximos que asisten en virtud a una relación especial con el anfitrión.

En función a estos criterios generales, el anfitrión elaborará su lista de invitados. Una vez determinada, vendrá la decisión si es con consortes o no, cuestión ésta que depende exclusivamente del organizador, que deberá valorar la filosofía del acto, la capacidad de los locales y el presupuesto.

A la hora de confeccionar la lista, el organizador procurará agrupar inicialmente a los invitados por sectores para no olvidar ninguno, a continuación establecer una única lista de acuerdo al orden de precedencias que desea aplicar para los invitados buscando el sistema que mejor se acople a sus intereses.

Los listados, una vez confeccionadas y enviadas las correspondientes invitaciones, es recomendable que no salgan del ámbito del propio anfitrión, pues suelen ser fuente de conflictos. “¿Por qué no invitaste a…?”. O que alguien los utilice en contra de los intereses del anfitrión, a la hora de seleccionar los nombres, hay que procurar evitar los posibles agravios comparativos, salvo que se produzcan razones sobradas que lo justifiquen (si en la empresa hay tres sindicatos representados debe invitarse a los tres…).

Errores usuales en los listados

En la confección de los listados, los errores más usuales son los siguientes:

  • Duplicidad de nombres (o cargos). En ocasiones por una falta de revisión concienzuda de la lista de invitados, incluimos a una persona varias veces (ya sea por error de inserción o porque ejerce responsabilidades diversas). Es aceptable que a una misma persona le puedan remitir varias invitaciones a un determinado acto, pero siempre que lo sea por el desempeño de cargos distintos que representan a una determinada colectividad, institución o entidad. Podemos enviar una invitación al Presidente de la Cámara de Comercio y otra al consejero-delegado de una empresa, aunque los dos cargos estén cubiertos por la misma persona, porque en estos casos prima la institución (no enviar a una puede entenderse como una marginación a la entidad). En este supuesto, las invitaciones se remiten cada una a la razón social de cada entidad. No es recomendable enviar al domicilio las invitaciones cuando éstas no son personales, ni remitir las personales a la razón social, salvo petición del propio interesado o razones de fuerza mayor.
  • Cuando el invitado al que se duplica la invitación sólo se representa a sí mismo, lo más lógico es decantarse por una motivación..
  • Domicilios incorrectos. Es necesario que en cada acto, especialmente si nuestros listados no han sido actualizados, se ponga al día la dirección correcta. Aunque sea arduo, si no se dispone de algún sistema de comprobación, lo mejor es ponerse en contacto con los propios interesados o personas terceras de garantía. Los envíos incorrectos en los actos juegan muy malas pasadas, y hacen quedar mal al anfitrión.
  • Trato incorrecto. Buena parte de los cargos públicos tienen su propio tratamiento: Excelentísimo, Ilustrísimo, Señoría, Reverendísimo, etc. Es necesario comprobarlo, y si a pesar de todo nos equivocamos que sea por exceso y no por defecto.
  • Cambio de titular. Otro defecto muy habitual es que enviemos la carta a un cargo, y que el nombre del titular sea equivocado (por cese, por cambio, por defunción, etc.). Tan habitual son estas equivocaciones que muchos organizadores optan por remitir la invitación sin detallar el nombre del titular, cuestión de la que no soy muy partidario porque impersonaliza. Lo mejor es comprobar (y si no queda más remedio hablar con su secretaria o el propio interesado con ocasión de cualquier excusa o sencillamente comentarle la verdad).
  • Exceso de autoridades. Muchos creen erróneamente que cuando se organiza un acto de cierta trascendencia es menester invitar a todas las autoridades de la zona, de la región y de la nación. Si es deseo del anfitrión, bien. Pero que no se sienta obligado. Debe valorar el tipo de acto y si desea la presencia de representantes de la administración o administraciones debe estudiar detalladamente a qué autoridades en concreto se dirige. Desde luego, si se desea que una determinada autoridad presida el acto, el anfitrión debe de cuidarse mucho de no invitar a otra de rango superior (o si se hace debemos informar previamente a sus servicios protocolarios de cuál es el deseo del anfitrión al respecto), pues puede crear problemas o disgustos que perjudiquen el desarrollo del acto.
  • Medios de comunicación. La invitación a un medio de comunicación no se debe enviar sin especificar a quién, porque seguramente terminará por extraviarse o en el cesto de los papeles, si la cuestión no tiene una alto interés periodístico. Lo mejor es enviarla al director del medio y a aquellos periodistas específicos que el anfitrión desea que asistan. Esta invitación es personal y con ella no se debe pretender que el medio se dé por enterado y cubra informativamente el acto. Para eso debemos seguir otros pasos.
  • Selección correcta. Cuando se invita a una institución o empresa el anfitrión está obligado a dirigirse a su máximo representante, si bien además podrá incluir en su protocolo a otros de inferior rango o responsabilidad. Dejar fuera al número uno es una descortesía que probablemente cause malestar. La excepción vendría, únicamente si se invita a un representante de inferior responsabilidad  en virtud a otra razón distinta que la de su pertenencia a aquella institución o entidad.
  • Fallecidos. Es difícil que alguien que ha muerto tenga a bien asistir al acto. Y es fácil que a su viuda/o o familiares les cause cierta extrañeza. Insistimos en la comprobación.

La base de datos

Tener una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del profesional del protocolo. Una base de datos protocolaria debe tener al menos los siguientes campos:

  • Tratamiento.
  • Nombre y apellidos.
  • Cargo.
  • Institución o empresa o similar.
  • Orden protocolario.
  • Título (si lo tuviera, duque, conde, etc.).
  • Grupo al que se asigna (autoridad, deportista, etc., pudiendo ser incluido en varios, si fuera el caso).
  • Profesión.
  • Efemérides.
  • Datos biográficos.
  • Atenciones protocolarias.
  • Dirección (tanto la institucional como la personal u otras si tuviéramos conocimiento de ellas, y señalando a cuál se le enviarán puntualmente las comunicaciones).
  • País, comunidad autónoma, región, provincia, ciudad.
  • Teléfono, teléfono portátil, fax, correo electrónico.
  • Nombre y apellidos de su consorte y tratamiento.

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