Hora y día de los actos

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@protocolorango –  protocolo.org | Debe quedar claro que la fijación del calendario del acto no debe hacerse en función al anfitrión, sino a los posibles asistentes. Es conveniente valorar un día y una hora que se conciban como más propicios a la asistencia, procurando contrastar que a esa misma hora no habrá otro acto de similares características en otro lugar, un acontecimiento de carácter general  o un simple partido de fútbol de cierta trascendencia.

Fijación del día y la hora

 Muy conveniente es negociar la fecha y hora con el invitado de honor. No es la primera vez que una alta autoridad, interesada en aceptar una invitación, no puede asistir porque el día o la hora fijada es incompatible con otra actividad de inexcusable asistencia o confirmada participación. Si el anfitrión tiene interés en que determinadas personas estén presentes, lo más recomendable es que negocie la agenda, y en función a las disponibilidades e intereses del organizador, determine lo más conveniente. Es fácil que siempre haya alguien que no pueda, pero que en este supuesto sean los menos interesantes.

Por término general, los sábados, domingos y festivos, así como el día anterior a un puente, son fechas malas para cualquier acto que se salga de lo estrictamente familiar. Los lunes suelen ser complicados para el anfitrión, pues en los dos días anteriores son poco dados a los preparativos de organización. Los viernes son días generalmente cargados de trabajo en las distintas entidades privadas e instituciones publicas que aceleran para cerrar la semana. Igualmente, son cada vez más los que incluyen el viernes por la tarde en el fin de semana. Deduzcamos que,  por término general, las mejores ofertas pasan por el martes, miércoles y jueves.

Entre la mañana y la tarde, hay un mayor índice de asistencia en la mañana, que aumenta a medida que la hora se aproxima al mediodía. Si lo fundamental es la cobertura de los medios de comunicación, la mañana es mejor que la tarde, y cuanto más temprano mejor. Las horas favorables de la tarde van entre las 19 y las 21 horas.

Cuando el acto sea una comida, es preferible el almuerzo a la cena. Si se hiciera de noche, el anfitrión debe poner fin a la medianoche, salvo que estuvieran previstas actividades lúdicas (baile, actuaciones musicales, etc.).

Los cambios de día y hora

No es bueno que una vez enviada la invitación se comunique un aplazamiento, un cambio de hora o de día, en la celebración de un acto. Sólo razones muy justificadas harían admisible una variación. De no mediar buenas argumentaciones es muy probable que a la segunda convocatoria el nivel de asistencia sea sensiblemente inferior. En cualquier caso, si se produce el aplazamiento o suspensión, es prudente que un representante del anfitrión esté presente a la hora y día inicialmente previsto, en el lugar de la cita, porque es probable que algún invitado acuda a la misma.

La puntualidad y los retrasos

Los actos deben iniciarse con puntualidad exquisita, por respeto a los presentes, aunque socialmente en España se admite una demora prudente (nunca más allá de quince minutos). Para que el anfitrión decida un retraso mayor deben existir razones muy justificadas y que sean fácilmente comprendidas y apoyadas por los presentes (el colapso de tráfico, el retraso de un avión con invitados de honor, la tardanza de otra actividad que retiene a un número cualificado de invitados, etc.).

Al invitado de honor o a la autoridad que preside el acto se le debe esperar un tiempo prudencial, de no obtener referencia alguna sobre él, y pasados 30 minutos debe iniciarse la actividad prevista o en su caso suspenderla. El organizador no incurrirá en descortesía alguna, aunque debe prever el sitio que ocupará el invitado de honor en caso de aparecer iniciado ya el acto. Mientras tanto, su sitio originalmente previsto debe ser ocupado, o disimulado, etc., para que gráficamente no se haga aún más evidente la ausencia.

En fin, que lo mejor es que todos seamos puntuales. Aunque tan sólo sea por respeto.

randy@protocolo.com

Nota. Para esta semana les dejo tarea, un test sobre la mesa, para aquellos que estén interesados evalúen sus conocimientos. Mi próximo artículo versará sobre el tema.

Test – Protocolo en la mesa –

1.- ¿Dónde se coloca el tenedor en la mesa?

– A la derecha del plato

– A la izquierda del plato

– Encima del plato

– Dentro de una copa o vaso

2.- ¿Dónde se coloca el cuchillo en la mesa?

– A la derecha del plato

– A la izquierda del plato

– Encima del plato

– No se ponen cuchillos en la mesa

3.- ¿Dónde se coloca la cuchara en la mesa?

– Encima del plato

– En el lado derecho

– En el lado izquierdo

– Dentro de una copa o vaso

4.- Poner un plato hondo sobre la mesa…

– Es correcto

– Es incorrecto, se debe poner sobre un plato llano

– Es indiferente

– Nunca se ponen platos hondos en la mesa

5.- Las servilletas se colocan…

–  En el lado derecho del plato

– En el lado izquierdo del plato

– Encima del plato

– En cualquiera de las posiciones anteriores

6.- Si hay cubiertos de postre, se colocan…

– A la derecha del plato

– A la izquierda del plato

– Encima del plato

– Entre las copas y los platos perpendiculares al resto de los cubiertos

7.- ¿Cuántos cubiertos se colocan?

– Un tenedor, es suficiente

– Depende del menú

– Se ponen todos los que tengamos

– Un set básico de cuchara, cuchillo y tenedor

8.- Platillo y cuchillo para la mantequilla…

– Se coloca en el lado derecho del plato

– Se coloca con los cubiertos de postre

– Se coloca sobre el plato

– Se coloca en el lado izquierdo del plato

9.- El pan se coloca…

– Encima del plato

– En el lado izquierdo superior del plato

– En el lado derecho del plato

– No se sirve y se debe pedir

10.- Cubiertos especiales, ¿dónde se colocan?

– Generalmente a la derecha del plato

– Sobre el plato

– Encima del plato

– Debajo del plato

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